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上海市嘉定区司法局文件
嘉定区司法局印发关于公文处理工作实施办法的通知
索 引 号: WB4302000-2014-023 主题分类: 区政府委办局
发布机构: 区司法局 发文日期: 2014-09-28
名 称: 嘉定区司法局印发关于公文处理工作实施办法的通知
文 号: 嘉司〔2014〕23号 公开类型: 主动公开
公开属性: 全部公开 公开期限: 长期公开
 各单位、各部门：
为推进我局公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《市司法局关于公文处理工作的实施办法》，现将《嘉定区司法局印发关于公文处理工作实施办法的通知》印发给你们，请认真贯彻执行。
特此通知。
 
 
上海市嘉定区司法局
2014年9月28日
 
 
嘉定区司法局关于公文处理工作的实施办法
 
第一章 总 则
第一条 为推进区司法局公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号 )和《司法部机关公文处理办法》(司发通[2012]253号)、《市司法局关于公文处理工作的实施办法》（沪司制[2014]41号）等有关规定 ,结合工作实际,制定本办法。
第二条 区司法局公文是区司法局实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,公布区司法局系统各类规范性文件,指导、布置和商洽工作 ,请示和答复问题,报告通报和交流情况的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 区司法局办公室是管理公文处理工作的职能部门。区司法局系统各单位和部门应明确专人承担本单位和部门的公文处理工作。
第二章 公文种类
第六条 区司法局公文主要有以下种类:
(一) 决定。适用于对司法行政重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员的决定事项。
(二) 意见。适用对重要问题提出见解和处理办法,传达贯彻落实上级机关的重要指示、批示及重要工作部署。
(三) 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
(四) 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。
(五) 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(六) 批复。适用于答复下级司法行政机关请示事项。
(七)函。适用于与有关部门商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(八)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
 
第三章 公文格式
第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(一) 份号。涉密公文应当标注印制份数的顺序号。
(二) 密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度,分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。我局公文主要涉及“秘密”保密期限。
(三) 发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
(四) 发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关发文字号。
(五) 签发人。上行文应当标注签发人姓名。
(六) 标题。由发文机关名称、事由、文种等部分组成。
标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外,一般不加标点符号。
层层转发或者印发公文时,标题中往往出现多个“关于”、“转发”、“印发”、“的通知”等情况,应当通过缩略文字、重新编写、引用文号等方法,避免标题出现重复和赘述现象。
(七) 主送机关。公文的主要受理机关, 应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(八) 正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
(九) 附件说明。公文如有附件 ,应当在正文之后、发文机关名称之前标明附件的顺序号和名称。
(十) 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
(十一) 成文日期。署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
(十二) 印章。公文中有发文机关署名的, 应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合行文应当按照联合行文机关顺序加盖印章。
(十三)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。公文需要加附注的,应当注在成文时间的左下、抄送机关上方并加括号。
(十四) 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十五 ) 抄送机关。除主送机关外,需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(十六) 印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
(十七) 页码。公文页数顺序号。
第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2O12)和《市司法局公文格式》执行。
第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
 
第四章                     行文规则
    第十条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
第十二条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:
(一) 原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
(二) 下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级立即请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
(三) 请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(四) 除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
第十三条 除区司法局党委、区司法局可以对外行文外,其他单位和部门不得对外正式行文:
第十四条 严格控制行文数量,可发可不发的文件坚决不发。凡国家法律法规或党内法规已作出明确规定的、上级文件已有明确要求的、现行文件规定仍然适用的,不得层层转发。内容与已发文件重复、没有新内容、操作性不强的一律不发。凡一次发文能解决的,不得重复发。
 
第五章 公文拟制
第十五条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十六条 区司法局公文起草按照下列规定办理:
(一) 局办公室组织起草有关司法行政工作发展中、长期规划,区司法局年度和半年工作计划、总结, 向上级机关、主管部门报送的综合性文件 ,局党委会议(扩大会议)纪要、局务会议和局长办公会议纪要等文件。
(二) 局政治部、纪检监察部门和各业务部门分别起草有关政治工作、纪检监察工作和司法行政业务工作的文件。
(三) 文件内容涉及多个部门的,由局领导指定其中一个部门为主起草,或由局办公室根据局领导授权确定主办部门起草。
(四) 各类会议结束后需制发公文的,由会议主办部门负责起草;局领导参加的各类专题会议,会议纪要由主办部门负责起草。
第十七条 公文起草应当做到:
(一) 符合国家法律法规和党的路线方针政策及本区的有关规定，完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
(二) 一切从实际出发,分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
(三) 内容简洁, 主题突出, 观点鲜明, 结构严谨, 表述准确,文字精炼。
(四) 文种正确,格式规范。
(五) 深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(六) 公文内容涉及其他部门职权范围内事项的,起草单位、部门必须征求相关单位、部门意见,力求达成一致。
（七) 公文起草部门负责人对公文起草质量负责,重要公文起草工作应当提请局领导主持、指导。
第十八条 公文文稿起草完毕,由起草部门负责人签署意见、姓名和日期,送局办公室审核。涉及执行法律、法规、规章和规范性文件或者可能产生法律后果等方面的公文文稿,应先送依法治区工作科进行法律政策核查后,再送局办公室审核。局办公室审核的重点是:
(一)        内容审核
1. 行文理由是否充分,行文依据是否准确。
2. 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策及本的有关规定;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和方法是否切实可行。
3. 涉及有关单位、部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
4. 文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
(二) 形式审核
1. 密级和保密期限是否经起草部门定密责任人审核。
2. 信息公开属性是否经起草部门负责人审核。
3. 涉及执行法律、法规、规章、规范性文件(包括行政管理类、
司法工作类 )和内部管理制度或者可能产生法律后果等方面的公文文稿是否经依法治区工作科核查同意。
(三) 其他内容和形式是否符合公文起草有关要求
第十九条 经局办公室审核不宜发文的公文文稿 ,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需要作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。
第二十条 公文文稿经局办公室负责人审核签字,连同送审稿、修订稿及附件一并送局领导签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
（一） 以区司法局党委名义制发的公文、党委会议纪要,由局党委书记签发。
(二)  以区司法局名义制发的重要公文、上行文经局分管领导审核后由局长签发;局长办公会议纪要由局长签发。
(三) 以区司法局为主办单位，与其他单位联合发文时, 由主办部门送请有关单位会签。联合行文应当由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签。
第二十一条 已经签发的公文文稿，未经签发人同意, 不得改动。
 
第六章 公文办理
 
第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十三条 收文办理主要程序是:
(一) 签收。局办公室负责公文签收,对收到的公文应逐件清点,核对无误后签字或盖章,并注明签收时间。
(二) 初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点包括是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,是否符合公文起草的其他要求。
(三)登记。局办公室对来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、来文日期、收文编号等公文的主要信件进行详细登记。
(四)拟办。阅知性公文由局办公室根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送有关局领导和部门。
(五) 阅批。局办公室负责公文送阅,并对公文流转过程进行跟踪、检查,不得漏传、误传、延误。
1. 对上级机关来文,应先送局主要领导、后送局分管领导阅批,并同时送有关部门阅知。局领导批示后送有关部门办理。
2. 对平级机关来文, 应根据来文情况处理。对内容一般的来文,由对口部门在3个工作日内提出意见报局分管领导阅批; 对内容比较重要的来文,先送局分管领导阅批；对内容特别重要的来文,先送局主要领导,再送局分管领导阅批,同时送有关部门阅知。局领导批示后送有关部门办理。
3.对上级机关指导性、阅知性文件,同级机关通报性文件,下级机关报告或抄送市司法局的阅知性文件,先送局领导后送主阅部门;需及时传阅的文件,可以分送传阅。阅件经局领导批示要求办理的,作为办件处理。
第二十四条 发文办理主要程序是:
(一) 登记。公文经签发后,由局办公室统一确定发文字号, 检查、规范文件格式,打印文稿清样。
(二) 校对。公文校对实行三校制,一校、二校由公文起草部门负责,应当按照原稿逐字逐句进行。三校由文印室负责,应当对整个公文版式进行全面检查。公文校对时间一般不超过2个工作日,紧急公文应当立即校对。校对文稿应当按规定的校对符号进行修改,校对完成后应当签署校对人姓名、时间及具体意见。
(三)印制。公文印制必须确保质量和时效,做到清晰、整洁。涉密公文的印制应当符合保密要求,有密级的公文不得多印,不得擅自留存。
(四)核发。公文印制完毕,公文起草部门应当对公文的文字、格式和印刷质量进行再次检查,送局办公室分发或发送。非涉密公文应当以电子公文传输系统、机要或邮递方式发送。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信或机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十五条 对外发文、办理或传阅完毕的文件,及在办理过程中形成的文件材料由公文起草部门、主办或主阅部门负责保管、归档。两个以上部门联合办理的公文,原件由主办部门归档,相关部门保存复制件。公文归档应当根据有关档案管理法律法规以及市司法局档案管理规定办理。
第七章 公文管理
第二十六条 公文确定密级前,办文单位、部门应当按照拟定的密级先行采取保密措施;确定密级后,应当按照所定密级严格管理;绝密级公文应当由专人管理。
第二十七条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。
第二十八条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经局办公室负责人报局党委书记批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或局党委书记批准。复制、汇编的公文视同原件管理;复制件应当加盖专门戳记,翻印件应当注明翻印的部门名称、日期;汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第二十九条 涉密公文人不得私自销毁、留存涉密公文。中央、市委文件应当按照规定统一清退至局办公室。
第三十条 机关工作人员离岗离职时,所在单位、部门应当督促其将暂存、借用的公文按照规定移交、清退。
 
第八章 附 则
第三十一条 区司法局公文含电子公文。电子公文处理参照本办法执行。
第三十二条 区依法治区领导小组办公室、区法制宣传教育联席会议办公室、区综治办刑释解教人员安置帮教工作领导小组及其办公室等部门的公文处理工作应当参照本办法执行。
第三十三条 本办法由区司法局负责解释。本办法未及事项,按照《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)、《党政机关公文格式》( GB/T 9704―2012)和《市司法局关于公文处理工作的实施办法》（沪司制[2014]41号）执行。区司法局以往有关公文处理的规定,与本办法不一致的,以本办法为准。
第三十四条 本办法有效期5年,自2014年9月30日起施行至2019年9月30日止。
 
附件: 1.区司法局公文发文字号
2.区司法局公文格式
 
 
 
 

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