局属各单位、各街镇水务所：

为进一步加强水务工程建设项目档案规范化管理，提升水务工程档案工作水平，结合我局实际，特制定《嘉定区水务局水务工程建设项目档案管理办法》。现予印发，请遵照执行。

特此通知。

上海市嘉定区水务局    

2023年8月23日

嘉定区水务局水务工程建设项目

档案管理办法

第一章  总则

第一条  为加强水务工程建设项目（以下简称“水务工程”）档案管理工作，充分发挥档案在工程建设、管理及工程改扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2021〕200号）《建设工程质量管理条例》《上海市建设项目竣工档案编制技术规范）》，结合本区水务工程的特点，制定本办法。

第二条  水务工程包括水利、供水及排水工程等。水务工程档案是指水务工程在前期、设计、施工、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  水务工程档案工作是水务工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水务工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费，将工程档案数字化费用列入工程建设中,确保水务工程档案工作的正常开展。

第四条 本办法适用本区局属水务工程档案的管理和使用。按照统一领导和分级管理的原则，各项目法人单位要加强管理好水务工程各阶段的档案资料，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，同时接受同级水行政主管部门和档案行政管理部门的监督、指导、检查。

城乡中小河道整治档案参照《上海市城乡中小河道综合整治档案管理暂行办法》（沪水务〔2017〕383号）执行。

第二章  工程档案管理

第五条  水务工程档案工作应贯穿于水务工程建设程序的各个阶段。即从水务工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；与参建单位签订合同、协议时，应对水务工程档案的收集、整理、移交、数字化提出明确要求，监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任；检查水务工程进度与施工质量时，要同时检查水务工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水务工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条  水务工程档案的质量是衡量水务工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。

第七条 项目法人单位对水务工程档案工作负总责，须认真做好本单位产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。设立档案库房，落实人员负责工程档案工作。

第八条  勘察、设计、监理、施工等参建单位应在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、收集、整理、归档和保管工作。属于项目法人单位归档范围的档案，应按归档要求及时整理移交项目法人单位。项目法人单位应及时做好有关档案的接收、归档和向区水务局、区档案局或区城建档案管理机构的移交工作。

第三章  归档与移交要求

第九条  《建设项目文件材料归档范围、保管期限表》（附件1）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充完善归档范围内容。

第十条  水务工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2008）之外还应满足以下几条：

一、归档的项目文件应为原件，因故使用复制件归档时，应加盖复制件提供单位公章或档案证明章，确保与原件一致，并在备考表中注明原件缺失原因，卷面应清洁，无撕破，文件材料的盖章、签字手续须完备。文字材料书写必须工整、字迹清晰、格式统一，严禁使用圆珠笔、铅笔等易褪色的笔书写。

二、凡易褪色的纸张，如复写纸、传真纸（热敏纸）等形成的需要永久和30年保存的文件，须复印在A4纸上，原件裱在其正面。

三、单面文件，页码敲在正文的右下角；双面文件，正面敲在正文的右下角，反面敲在正文的左下角；裱糊的文件页码敲在原件上。

第十一条 竣工图是工程的实际反映，是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。竣工图应按《技术制图 复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）要求统一折叠。

第十二条  施工单位按照《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2021〕200）编制好竣工图，并在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（附件2-1），如果重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章），图标栏内应注明“竣工阶段”或图号末尾加注“竣”字，只需加盖“竣工图确认章”（附件2-2）。凡涉及变更签证的文件，要有工程设计变更依据性文件汇总表（附件3），应注明被修改图的图号等内容，同时在相应的竣工图上注明变更依据性文件日期、编号、条款，图纸卷内目录备注栏内注明变更依据性文件编号。报送区城建档案管理机构的竣工图章样式，按《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》执行。

第十三条  水务工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、音频、视频等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

第十四条  电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）执行。

第十五条  水务工程档案的归档时间，应在合同工程完工验收后及时完成，并申请档案验收。整个项目的归档工作和项目法人单位向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

第十六条  水务工程档案的移交，项目法人单位应填写工程档案交接单（附件4）、电子档案移交清单和归档电子文件存储载体标签（附件5），交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

第十七条  报送区水务局的工程档案包含竣工图纸质版一套和电子文件，电子文件须包括总案卷目录（格式见附件6）（零零卷的内容：工程档案整理情况、案卷目录、卷内目录）和一套完整的电子版工程档案扫描件（目录链接文件），扫描要求见附件7，电子版档案内容与纸质档案内容须一致。

第十八条  报送区城建档案管理机构的竣工档案，按照《上海市工程建设规范-建设项目竣工档案编制技术规范》DG/TJ08-2046-2008及有关要求执行收集整理归档移交。

第四章  工程档案验收

第十九条  水务工程档案的验收，在工程建设项目竣工验收之前先进行档案验收，档案验收不合格或未经过档案验收的项目不得进行工程竣工验收。

第二十条  水利工程在进行档案专项验收前，项目法人单位应按照《市水务局关于转发〈水利工程建设项目档案验收办法〉的通知》（沪水务〔2023〕292号）文件要求组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、归档与保管等情况进行自检，形成自检报告；监理单位应对所监理项目档案整理情况进行审核，并形成专项审核报告。当项目法人单位确认工程档案的内容与质量已达要求后，填写档案验收申请表（附件8）报区水务局申请对建设项目档案进行专项验收。

第二十一条  局属水利工程的专项、抢险等建设项目的档案验收，区水务局按照《市水务局关于转发〈水利工程建设项目档案验收办法〉的通知》（沪水务〔2023〕292号）文件执行，组织档案验收合格后发放工程档案验收证书（附件9）；局属供排水工程的专项、抢险等建设项目的档案验收，按照市局行业要求进行档案验收。

第五章  附则

第二十二条  本办法由嘉定区水务局负责解释。

第二十三条 本办法自发布之日起实施。

附件:1.建设项目文件材料归档范围、保管期限表

2.竣工图章及竣工图确认章

3.工程设计变更依据性文件汇总表

4.工程档案交接单

5.电子档案移交清单和归档电子文件存储载体标签

6.工程档案整理情况说明、案卷目录及卷内目录

7.电子档案扫描要求

8.嘉定区水务局建设项目档案验收申请表

9.嘉定区水务局建设项目档案验收证书和验收组成员签字表

附件1

建设项目文件材料归档范围、保管期限表

说明：1.保管期限分为永久、30年和10年。永久是工程档案需永久保存。

2.未中标的标书作为资料保存，直到该项目审计结束。

附件2

竣工图章及竣工图确认章

2—1    竣工图章  

2—2    竣工图确认章

说明：

   1.竣工图编制完成后，监理单位应对竣工图编制的完整、准确、系统和规范情况进行审核，并在竣工图章或竣工图审核章中签字确认；

   2.竣工图章、竣工图审核章中的内容应填写齐全、清楚，由相关责任人签字，不得代签。且应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

‎ 

‎ 

附件4

（×××）工 程

档  案  交  接  单

本单附有目录      张，包含工程档案资料         卷。

（其中永久     卷，30年     卷，10年     卷；

                      在永久卷中包含竣工图       张）

归档或移交单位（签章）：

    经手人：                      年    月    日

接收单位（签章）：

    经手人：                      年    月    日

注：一式二份，移交单位和接收单位各留一份

附件5-1

电子档案移交表

‎ 

附件5-2

归档电子文件存储载体标签

注：1、光盘编号为光盘所对应的档号

   2、归档电子文件存储载体标签作为光盘盒的封面

   3、一式二份，移交单位和接收单位各留一份

‎ 

附件6-1

                   工程档案整理情况说明

一、工程概况

1.1概况

本工程为……

1.2主要工程内容

具体工程地址、主要工程量

本工程于     年   月   日开工，     年   月   日完工，     年   月   日通过合同工程完工验收。工程概算投资为       万元。

本工程可行性研究报告于     年   月   日编制完成，     年   月   日 谁 以 批文文号 批复同意立项；工程初步设计报告于    年   月   日编制完成，    年   月   日 谁 以 批文文号 批复同意工程初步设计。

1.3参建单位

项目法人单位：

设计单位：

勘察单位：

施工单位：

监理单位：

财务监理单位： 

二、竣工资料编制依据

根据中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822－2008）、《水利部水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2021〕200号）、《建设项目竣工档案编制技术规范》（DG/TJ08-2046-2008）、《嘉定区水务局水务工程建设项目档案管理办法》的要求编制                工程档案资料。

三、档号的组成

K·XX·X·XX·XX·X －X（X）－XXX/XXX

1、档案类别

“科技档案”为“K”

2、项目法人单位

 （1）局属法人单位代字如下：

 “嘉定区河道水闸管理所”为“JA”

 “嘉定区水利管理所”为“JB”

 “嘉定区给排水管理所”为“JC”

 “嘉定区水文站”为“JD”

（2）镇街道法人单位代字如下：

“马陆镇人民政府”为“ZA”

“安亭镇人民政府”为“ZB”

“南翔镇人民政府”为“ZC”

“江桥镇人民政府”为“ZD”

“徐行镇人民政府”为“ZE”

“外冈镇人民政府”为“ZF”

“华亭镇人民政府”为“ZG”

“嘉定镇街道办事处”为“ZH”

“新成路街道办事处”为“ZI”

“真新街道办事处”为“ZJ”

“嘉定工业区管理委员会”为“ZK”

“菊园新区管理委员会”为“ZL”

（3）镇水务所法人单位代字如下：

 “安亭镇水务所”为“AT”

“马陆镇水务所”为“ML”

 “南翔镇水务所”为“NX”

 “江桥镇水务所”为“JQ”

 “徐行镇水务所”为“XH”

 “外冈镇水务所”为“WG”

 “华亭镇水务所”为“HT”

 “嘉定工业区水务所”为“GY”

“菊园新区水务所”为“JY”

 （4）区内公司法人单位代字如下：

 “上海嘉定城市建设投资有限公司”为“GA”

 “上海嘉定新城发展有限公司”为“GB”

“上海嘉定综合保税区发展有限公司”为“GC”

“上海绿洲投资控股集团有限公司”为“GD”

3、工程项目类别

“基建工程”为“J”

“专项工程”为“Z”

“抢险工程”为“Q”

“供水工程”为“G”

“排水工程”为“P”

“消火栓设施增补工程”为“X”

“其它工程”为“T”

4、年份代号

年份代号取后两位数字表示，如“2022年的立项项目”为“22”

5、项目内容分类

基建工程：取工程项目名称关键字的2位拼音开头字母表示

专项工程：“堤防”为“DF”

“泵闸”为“BZ”

“疏浚”为“SJ”

“水系沟通”为“SX”

“农田水利”为“NT”

“河道整治”为“HD”

“农村生活污水处理工程”为“NW”

“圩区工程”为“WQ”

“村级河道”为“CJ”

“其它”为“QT”

   抢险工程：“堤防”为“DF”

“泵闸”为“BZ”

“疏浚”为“SJ”

“其它”为“QT”

   供水工程：“泵站”为“BZ”

            “水厂”为“SC”

            “管道大修”为“GD”

            “二次供水”为“EC”

            “管网改造”为“GW”

            “其它”为“QT”

   排水工程：“泵站”为“BZ”

            “管道大修”为“GD”

            “污水处理”为“WS”

            “污泥处置”为“WN”

            “积水点改造”为“JS”

            “其它”为“QT”

6、项目流水号

一个项目只有一个流水号，如果是同类别的项目其流水号顺延，流水号从“1”开始。

7、阶段代号

  Ⅰ——前期阶段（立项、建设管理、招投标及合同）

  Ⅱ——设计阶段（地质勘察、测量、设计）

  Ⅲ——施工阶段（施工、监理）

Ⅳ——竣工验收阶段（竣工验收、审计、决算、声像）

8、分类代号

J—— 监理

9、阶段流水号

用三位数字表示。每个阶段都从“001”开始。

10、总流水号

   整个工程的流水号，用三位数字表示。

该工程形成竣工档案：共    册

其中：Ⅰ           册

         Ⅱ  　       册

Ⅲ           册（其中J：  册

竣工图：  册，共     张）                    

Ⅳ           册（其中有照片：  册，光盘： 张）

编制单位： 

   编制日期：    年  月  

‎ 

附件6-2

附件6-3

注：页数填写每件文件起始页，空白页不编号。

附件7

电子档案扫描要求

1、命名：一个项目为第一级文件夹，以档号和工程名称命名；每个案卷为第二级文件夹，以案卷流水号命名；案卷内的文件命名由案卷流水号、分隔符、卷内文件序号及后缀名组成。

例子：第一卷内的第一份文件表示为：  001 _ 1.pdf

2、扫描技术指标

   （1）分辨率：300dpi

（2）颜色：页面为彩色、字迹清晰的档案，采用彩色模式进行扫描。页面为黑白两色、字迹清晰的档案，采用黑白模式进行扫描。

   （3）格式：PDF格式

   3、扫描技术要求

（1）扫描图片的字迹、公章、档案、页码要清晰；扫描图片不能有明显的颗粒，双面扫描需兼顾两面的质量。要根据档案实物情况选择，调整色彩、对比度，明暗程度，最终扫描影像达到清晰。

   （2）A3及以上幅面扫描：

内容分2页且有两个页码，要分2个A4幅面进行扫描。

内容为一页比如表格等，虽有2个页码但应以A3为一页扫描。

A3及以上幅面纸张内容，页码均为一个以A3及以上幅面为一页扫描。

（3）数据对应：档案目录数据（包含案卷目录和卷内目录）与扫描图像100%正确对应，且每卷的案卷目录建立超链接可以直接打开对应的卷内目录，卷内目录可以逐条打开对应的扫描件。

（4）文件大小与压缩比例：文件大小一般要求不得超过300KB，对于影像的压缩比率要控制在65％左右，根据测试使用65％压缩比率对于图像质量没有明显损伤。在图像质量和存储空间是一个最佳的平衡点。

   （5）对于工程图纸档案在扫描前要先对原件进行相应的处理（压平或熨平等），避免折皱不平而造成的明显折痕。

4、扫描图像处理

扫描后的原始图像需进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

   （1）图像歪斜：图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（2）图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则，保证扫描文件图像整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。

   （3）字迹不清：采用字迹锐化功能，清晰字迹笔画。

（4）图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

附件8

嘉定区水务局建设项目档案验收申请表

          注：此表一式二份，申报单位、主管部门各留存一份。

××××工程建设项目档案验收

组成员签字表

关于印发《嘉定区水务局水务工程建设项目档案管理办法》的通知.pdf